「仕事が多すぎで頭が回らない。キャパオーバーだ。自分の限界を感じる。どうすればいいの？」そんなキャパオーバーの疑問を原因を突き止めて解決する考え方を解説します。
この記事を読むと以下の疑問が解決します。
- キャパオーバー(Capacity over)とは？
- 仕事でキャパオーバーとなるのはなぜ？
- 仕事でキャパオーバーになる原因と解決方法を伝授！
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それでは見ていきましょう。
キャパオーバー(Capacity over)とは？
キャパオーバーとはキャパシティーオーバー(Capacity over)の略です。
Capacityとは容量や能力という意味です。
この英語を日本語訳にすると、自分が対応できる容量や能力を超えた状態です。
これはキャパが足りないとも言い換えることができます。
仕事でキャパオーバーとなるのはなぜ？
単純に考えて、あなたが処理できる仕事の難しさや量を越えてしまっただけです。
これは、仕事で挑戦をしていれば、いつでも誰にでも慢性的に起こる状況です。
キャパオーバーで涙が止まらない状況でも、あなただけが苦しいのではないので、とりあえず安心してください。
わたしも、よくキャパオーバーになったと考えることがあります。
- こんな難しいこと、どうやって解決するの？
- こんなに仕事が溜まってしまって、どこから手をつければいいの？
- 無理難題のノルマやターゲット、どうすればクリアできるの？
- 問題解決したいけど、どうすればいいの？
- 絶対に解決できない問題に直面したけど、どうする？
こんな状況をわたしの経験談を基に解決していきます。
仕事でキャパオーバーになる原因と解決方法を伝授！
キャパオーバーにならない方法は簡単です。自分ですべて解決できる仕事だけをすることです。
挑戦をしなければいいのです。
人生で挑戦したいことはありますか？【あなたが挑戦すべき理由】
しかし、そんなことなら誰も悩みません。
では、以下の悩みを解決してみましょう。
- こんな難しいこと、どうやって解決するの？
- こんなに仕事が溜まってしまって、どこから手をつければいいの？
- 無理難題のノルマやターゲット、どうすればクリアできるの？
- 問題解決したいけど、どうすればいいの？
- 絶対に解決できない問題に直面したけど、どうする？
順に解説します。
こんな難しいこと、どうやって解決するの？
あるクラウド製品の動作について、開発エンジニアに確認するとカレンダーアプリやメールアプリに表示されるユーザー名は、連絡先(電話帳)の情報を基に表示されるということでした。
連絡先で個人的に名前を変更している人は、その変更名が表示されるとのことです。
わたしの検証環境でも確かにその通りでした。
お客様の問い合わせでは「連絡先にない、見たことのないユーザー名が表示されている」とのことです。
お客様の環境でネットワークキャプチャを取得してもらい、中身を見てみると、やはり連絡先のURLから情報を取得している様子が分かりました。
しかし、スクリーンショットには別名があります。
そのユーザーの連絡先と、表示されているユーザーの連絡先には、その不明なユーザー名は全く登録されていませんでした。
うん。想定動作してないね。
ホント困りました。
何度検証しても、わたしの環境ではそんな事象は確認できませんでした。
こんな曖昧な証拠では開発エンジニアに、何かの間違えだと一蹴されてしまいます。
キャパオーバーとなり右往左往していたところ、結局、この事象は自然解消したため原因を突き止めることが来ませんでした。
しかし、もし継続していたなら、開発エンジニアにその「見たこともない名称」を内部から検索して調べてもらった方が早かったと後悔しています。
ここでの失敗の原因は主観が入っており、解決方法に気付くのが遅かったことです。
こんなに仕事が溜まってしまって、どこから手をつければいいの？
昔は会社員だったので、仕事が重なり多くなる繁忙期もありました。
やらなければいけないタスクが溜まりにたまって、毎日のように深夜まで残業漬けでした。
終業時間の間際や終業時間後に入ってくる仕事もありました。
お客様は夜仕事を投げて、寝て朝起きたら質問の回答が来ていると気持ちがいいでしょう。
その日は大変なタスクを投げているので、気分よく飲みにも行けるし、明日のことを考えずにゆっくりと寝れるでしょう。
そんな顧客満足度のために、すべてを拾って、その日の内に解決の目安をつけていました。
ほぼ一人でやっていたので、それはキャパオーバーになりそうでした。
原因は仕事に区切りをつけるやり方を知らなかったことです。
そんな時でも、毎晩会社をでる前に、朝出社したときにまず何から対応しよう？と考えずに済むために、解決方法としてメモを残しておきました。
どんなにタスクが多くても、前日に明日すべき仕事の優先順位をつけることでキャパオーバーを解消できました。
無理難題のノルマやターゲット、どうすればクリアできるの？
以前の職場では、顧客満足度の基準が高過ぎてしんどかったです。
具体的に言うと、例えば10人の利用者がいて、1人でも「サービスに不満」があればターゲットクリアならず、でした。
20人に1人「サービスに不満」でもギリギリ、ターゲットをクリアするかしないかです。
問題があってお問い合わせしてくる部署に、かつ月に60件対処できればいい方です。
3人不満が出ると、もう1人の猶予もありません。
これだけ高い目標は、なかなかのプレッシャーです。
顧客満足度については、かなり気を付けていて、わたしは必ずこの目標をクリアしていましたが、毎月気が気ではありませんでした。
過剰なプッシュやプレッシャーがある企業は社員を消耗させます。
これに向いていないと思ったわたしはキャパオーバーを解消出来ずに辞めてしまいました。
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会社との方向性や仕事の向き不向きによってキャパオーバーが実際に解消できないこともありました。
問題解決したいけど、どうすればいいの？
わたしの場合、1時間調べてどうしたらいいか分からなくなると、すぐに同僚に相談していました。
「そこくらい自分で考えましょうよ」
と言われて、その非協力的な同僚には、その後何も聞かなくなりましたが、ひらめきやヒントだけでも得られるため相談は重要です。
「人の脳みそのキャパを使うな」
という声が聞こえてきそうですが、それは「会社の人間とは話すな。メールもするな。」と言っているのと同じです。
会話をするだけで、相手を考えさせているので、すでに相手の脳を使わせています。
会社は団体なんですから、みんな支え合って目標に向かって仕事をすべきなのに、そんな自己中心的な人には、上記を教えてあげましょう。
余談ですが、わたしはタバコをもう止めてしまいましたが、キャパオーバーの時に意外と役に立つのはヤニ仲間です。＼(^o^)／
絶対に解決できない問題に直面したけど、どうする？
絶対にですか？あなたがそこまで言うんですから、それは恐らく解決できないのでしょう。
わたしも、仕事でどうしても解決できないことがありました。
これはキャパオーバーではありません。
そんなとき、わたしは一時的な代替案(ワークアラウンド)を提案していました。
お客様が困っている点には必ず、本質があります。
例えばですが「アプリにログインできない」という、お問い合わせがあったとします。お客様はアプリにログインしたいのでしょうか？
いいえ。ログインしてアプリを使いたいのです。
それでは、なぜアプリを使いたいのでしょうか？
アプリを使って問題を解決したいからです。
その問題とは何なのでしょうか？
。。。
本当にお客様が困っている点にフォーカスすれば、その問題点を解決するワークアラウンドも浮かぶはずです。
まとめると重要なのは以下です。
- 主観を持たず正しい解決方法を見つける
- メモで優先順位を洗い出す
- 向き不向きもありえる
- 報告、連絡、相談で自分の身を守れる
- 一時的な代替案も回答となる
本日は以上です。
それにしても、個人主義劇場が多い会社は消耗激しくてホント大変。バッサリ
